テレワーク

コロナの影響もあり、強制的に導入された企業も多いのではないでしょうか。
弊社はMicrosoft365を利用しており、主に以下の機能でテレワークを実現しております。

• 社内/外の打ち合わせはTeams
• 資料の格納/共有はSharePoint

得られた効果

• 移動の時間がなくなり、作業時間が増えた
• 雇用に関して物理的な距離がなくなった（弊社は川崎にありますが、札幌在住のメンバーがいます）

他にも効果として考えるとメリットが次々と浮かんできます。

• リモート前提とすると、オフィスサイズも変更可能に
• 紙媒体（契約書関連資料）が占領していたスペースが不要に
• 天災による事業継続性も可能に

契約作業

弊社のみならず、世の中的にも契約業務のデジタル化が進んできていると思います。
もはや紙で締結していた頃には戻りたくない業務ですね。

電子契約が広まる前の業務について見てみましょう。

• Word/PDFで契約書を先方に送付し、認識の齟齬がないか確認
• 齟齬があれば修正
• 契約書を2部印刷して製本
• 印鑑、クリアファイル、封筒、切手、宛名状、表紙、印紙の用意
• 郵便ポストに投函

先方は受け取ってから、

• 契約書の確認
• 封筒、切手、宛名状、表紙、印紙の用意
• 郵便ポストに投函
• 契約書をスキャンして社内の契約関連フォルダに格納
• 契約書原本は鍵付きキャビネットに会社ごとに整理して格納
• 管理台帳へ記載

まだ終わらず、

• 先方から返送された契約書の確認
• 契約書をスキャンして社内の契約関連フォルダに格納
• 契約書原本は鍵付きキャビネットに会社ごとに整理して格納
• 管理台帳へ記載

契約書に不備があると、再度原本を送付して修正いただくことになります。

思い出してみると、大変な業務ですね。。。

電子契約を許容していない企業は、
自社の対応コストのみならず、他社にも同様のプロセスを強いてしまう事になりますので、この記事が業務見直しのキッカケとなれば幸いです。

グループ会社で紙の契約プロセスが続いている場合は、
契約プロセスが電子になるだけで双方の対応コストが劇的に改善されると思います。

支払い作業

こちらもデジタル化の進んでいる領域で、物理的に銀行窓口やATMに行っての支払いは限界ありますよね。

取引の件数が少ない内は対応可能かもしれませんが、改めて振り返ると制約が多いですよね。

• 物理的に移動しないといけない
• 窓口やATMの時間的制約
• 毎月複数回対応しないといけない（支払いタームが異なるケース）

銀行のオンラインサービスを利用するだけで、上記に挙げたような制約が外れます。

また銀行以外にも振込 / 振込代行サービスを提供していますので、状況に応じて使い分けることで手数料や対応コストの削減につながると思いますので一度見直ししてみてはいかがでしょうか。

まとめ

今回は身近な業務の例を紹介させていただきました。

勤怠管理や給与計算などまだまだ身近な業務はたくさんあると思います。

デジタル化されたら業務が楽になるかも、この業務ってデジタ化できないのかなと、

デジタル化への第1歩として興味を持っていただければ幸いです。

まずは興味を持つ事もDXの推進になると思います。